#028 – Kaltakquise am Telefon: Der perfekte Aufbau der Kontaktmail

Erstveröffentlichung des Beitrags: 15.09.2017

Kaltakquise am Telefon muss nicht bedeuten, dass die komplette Kommunikation über das Telefon stattfindet. Schließlich kommt es häufig vor, dass (potentielle) Kunden die entsprechenden wichtigen Unterlagen gerne schon im Vorfeld zugesendet bekommen möchten, um sich mit dem Angebot vertraut zu machen. Gerne leider auch mit dem Zusatz: „Wir melden uns dann bei Ihnen.“

Um auch hier trotzdem schon kräftig Überzeugungsarbeit zu leisten, braucht es also eine gut durchdachte und formulierte Kontaktmail. Doch was gehört eigentlich alles in eine gute Kontaktmail? Um diese Frage kümmere ich mich hier in diesem Artikel. Dabei erkläre ich Dir unter anderem:

• warum eine Kontaktmail einem Bewerbungsschreiben gar nicht so unähnlich ist,
• welche Teile der Mail der Kunde zuerst wahrnimmt,
• wieso die Vorzimmerdame den Inhalt mitbestimmen sollte,
• und weshalb ein Post Scriptum durchaus hilfreich sein kann.

Welcher Inhalt soll in die Kontaktmail?

Der erste gute Hinweis, den ich zum Thema Inhalt einer Kontaktmail habe, ist folgender: einfach nachfragen. Die häufigste Situation, in der Du in die Verlegenheit kommst, eine Kontaktmail zu schreiben, ist das Gespräch mit dem Vorzimmer. Die Vorzimmerdame möchte oder kann Dich nicht durchstellen, weil der zuständige Mitarbeiter keine Verkaufsanrufe wünscht, im Urlaub oder sonst wie verhindert ist. Nun nennt sie Dir eine E-Mail-Adresse mit der Bitte, die wichtigsten Informationen schon vorab zuzusenden. Zu dem Zweck, dass der zuständige Mitarbeiter diese lesen und entscheiden kann, ob ein Besuch deinerseits sich überhaupt lohnt.

In diesem Falle ist es am einfachsten, die Vorzimmerdame zu fragen, welche Informationen für den Kollegen am wichtigsten sind:

„Ich verstehe Frau Müller. Sagen Sie, Sie kennen den Herrn Schulz ja viel besser als ich. Welche Informationen braucht er denn am dringendsten, um zu einer guten Entscheidung darüber zu kommen, ob es sich lohnt, dass wir beide uns einmal zusammensetzen?“

Kein Bla Bla Blub mit 25 PDF-Anhängen

Die wichtigste Regel beim Formulieren einer Kontaktmail ist, dass nicht irgendein Bla bla darin stehen sollte, gefolgt von einer Reihe mehrseitiger PDF-Dokumente. Niemand hat die Zeit oder die Nerven, so viele Informationen durchzusehen, ohne dabei einen gewissen Grad an Involvement an den Tag zu legen – schon gar nicht, wenn es der Wunsch eines anderen ist, dass man das Produkt anschafft.

Daher ist es keine Schande, die Vorzimmerdame um entsprechende Hinweise zu wichtigen Informationen zu bitten. So können die wichtigsten und überzeugendsten Informationen kompakt in der Kontaktmail zusammengefasst werden und die Chancen auf einen Gesprächstermin steigen stark an.

Die richtige Struktur einer Kontaktmail

Genau wie ein klassisches Drama, besitzt auch eine Kontaktmail eine bestimmte Struktur. Damit Deine Mails aber nicht auch zu einem Drama werden, zeige ich Dir nun Schritt für Schritt, wie diese Struktur auszusehen hat.

Schritt 1: Der Einstieg

Der Einstieg ist sehr einfach. Dieser darf aussehen wie in einer klassischen E-Mail: „Sehr geehrte(r) Herr/Frau Dingenskirchen…“ Wichtig ist hier vor allem, dass Du den Namen und die korrekte Schreibweise des Ansprechpartners kennst. Der eigene Name ist in der Regel das erste, was ein Briefleser wahrnimmt. Wie im Bewerbungsanschreiben macht auch in einer geschäftlichen Kontaktmail ein falscher oder falsch geschriebener Name zunächst keinen guten ersten Eindruck.

Schritt 2: Die Einleitung

Nachdem der Einstieg gemacht ist, erfolgt ein Rückbezug auf die Quelle, aus der Du die E-Mail-Adresse überhaupt erst bekommen hast. Dieser Bezug kann beispielsweise folgendermaßen aussehen:

„Sehr geehrter Herr Müller, wie soeben mit ihrer Kollegin, Frau Friedrich, besprochen, melde ich mich im ersten Schritt auf diesem Wege bei Ihnen.“

Eine solche Formulierung kann auch um einen lockeren Spruch mit Augenzwinkern ergänzt werden, zum Beispiel durch einen Hinweis wie: „Wenn wir demnächst einmal am Telefon sprechen, lernen Sie auch eine Stimme zu dem Schreiben kennen.“ Die Kommunikation wird auf diese Weise frischer und weniger förmlich.

Nun kommen wir zu dem Teil des Schreibens, bei dem die meisten Verkäufer die Aufmerksamkeit ihres Lesers verlieren. Denn nun beginnen viele Verkäufer bereits, den Kunden mit einer Vielzahl von Informationen zu überschütten und vor allem zu überfordern. Da es dies zu verhindern gilt, stellt Folgendes eine passende Formulierung dar:

„Da Sie, Herr Müller, viel auf dem Tisch haben und Ihr Postfach sicherlich sehr voll ist, komme ich direkt zum Punkt.“

Schritt 3: Der Hauptteil

Im Anschluss an die Einleitung sollten die zuvor mit der Vorzimmerdame besprochenen Informationen kurz und bündig zusammengefasst werden. Dazu gehören vor allem auch die Nutzenvorteile, die sich durch Deine Leistungen für den Kunden ergeben.

Nachfolgend steht natürlich der Hinweis, dass man gerne vorbeikommen und gemeinsam über die Produkte oder Leistungen und deren Nutzen für den Kunden sprechen würde. Ein solcher Termin ist schließlich das Ziel der Mail. Um sicher zu gehen, dass aus dem Termin am Ende kein Telefontermin wird, sollte ein dezenter Hinweis darauf eingebaut sein, dass das Thema für ein Telefongespräch bzw. den Inhalt einer E-Mail viel zu komplex ist:

„Wie Sie mit einem umfangreichen Vergleich nachhaltig sehr viel Geld einsparen, zeitgleich durch zeitlich freigesetzte Ressourcen Ihre Mitarbeiter ganz anders einsetzen können und das Ganze auch noch flexibel bedienen können, würde ich gerne einmal mit Ihnen besprechen. Da dieses Thema für einen Brief oder ein Telefonat zu komplex ist, würde ich mit Vergnügen persönlich bei Ihnen vorbeischauen, damit wir besprechen können, ab wann Sie von diesen Vorteilen profitieren wollen.“

Auf diese Weise bekommt der Leser kein Bla bla zu lesen, sondern echte Nutzenvorteile, die seine Neugierde auf ein interessantes Gespräch mit Dir wecken und eine persönliche Terminvereinbarung wahrscheinlicher machen.

Ein weiterer kleiner Tipp an dieser Stelle: schreibe ruhig schon einmal in die Mail hinein, wann es Dir am besten passen würde. Aber weise auch darauf hin, dass der letztendliche Termin am Telefon fixiert werden sollte. Auf diese Weise gibt es kein zeitraubendes Hin und Her im Schriftverkehr, bis endlich ein passender Termin für beide gefunden ist:

„Mir passt es persönlich am besten in der Kalenderwoche 38 am Dienstag Nachmittag ab 15 Uhr, oder am Donnerstag Vormittag ab 9 Uhr. Welche Zeit passt Ihnen grundsätzlich besser? Vormittag oder Nachmittag?“

Mit dieser Formulierung wird nicht nur das Signalwort „grundsätzlich“ untergebracht, sondern auch noch eine Alternativfrage gestellt, auf die es ziemlich sicher eine Antwort geben wird. Um dieser Antwort eine Richtung zu geben, müssen nun die Kontaktangaben folgen:

„Für die Terminvereinbarung und eventuelle Rückfragen stehe ich Ihnen gerne unter meiner Mobilnummer 0123/45678910 zur Verfügung.“

Zusätzlich ist natürlich auch die erneute Angabe der E-Mail-Adresse denkbar, um es dem Kunden so einfach wie möglich zu machen.

Schritt 4: Die Verabschiedung

Die Verabschiedung ist ähnlich einfach wie der Einstieg. Ein simples: „Ich wünsche Ihnen noch einen erfolgreichen Tag.“ ist vollkommen in Ordnung. Wichtig ist hierbei vor allem die Sie-Formulierung. Man schreibt z.B. nicht so etwas wie: „Viele Grüße aus Berlin“, sondern: „Viele Grüße nach Buxtehude“ (woher auch immer der Kunde kommt), um auch hier die Kundenperspektive einzunehmen bzw. den Kunden in den Mittelpunkt zu stellen.

Einen weiteren Tipp habe ich noch: Schreibe ruhig auch eine Post Scriptum-Zeile. Diese wird von den meisten Menschen neben dem eigenen Namen und eventuell beigefügten Grafiken (Logos oder Bilder) noch vor dem eigentlichen Text gelesen und eignet sich sehr gut, um dem Kunden schon einmal Hausaufgaben vor dem Treffen aufzugeben. Diese müssen auch nicht zwingend ernst gemeint sein: „Überlegen Sie doch schon einmal, wofür Sie das eingesparte Geld gerne ausgeben möchten J.“

Kurze Zusammenfassung

Um den inhaltlichen Aufbau noch einmal klar auf den Punkt zu bringen:

1. Einstieg: das klassische „Sehr geehrte(r)…“ mit korrektem Namen in korrekter Schreibweise.
2. Einleitung: Quelle der E-Mail-Adresse nennen und zeigen, dass Du gleich zum Punkt kommst.
3. Hauptteil: echte Nutzenvorteile kommunizieren, die Bemühung um ein persönliches Gespräch deutlich machen und ein eigenes Terminfenster mit Aufforderung zum Telefonkontakt nennen.
4. Verabschiedung: einen erfolgreichen Tag wünschen, Grüße an den Kunden senden (Kunden in den Mittelpunkt stellen!) und ggf. eine PS-Zeile formulieren.

Natürlich hoffe ich für Dich, dass Du Deine Ansprechpartner möglichst häufig schon am Telefon zu fassen bekommst, doch für den Fall dass nicht, hoffe ich, dass ich Dich mit meinen Tipps ein Stückchen weiterbringen konnte.

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