#020 – Kaltakquise am Telefon: Ansprechpartner und Durchwahl ermitteln

Erstveröffentlichung des Beitrags: 04.10.2017

In vorhergehenden Artikeln bzw. Videos hatte ich bereits folgende Bereiche beim Thema Kaltakquise am Telefon besprochen:

• Die 3 tödlichsten Fehler in der Kaltakquise am Telefon
• So kommst du garantiert am Vorzimmer vorbei
• 95% Terminquote mit diesen Einstiegsformulierungen
• Erstelle Dir Deinen perfekten Telefonleitfaden

Links zu den entsprechenden Artikeln und Videos findest Du am Ende dieses Artikels. Diesmal behandeln wir die Frage, wie man überhaupt herausfindet, wer der richtige Ansprechpartner im Unternehmen des potentiellen Kunden ist und mit welcher Durchwahl Du ihn erreichst – auch wenn Du nicht vom Vorzimmer durchgestellt wirst. Dabei klären wir:

• warum auch das Gespräch mit der Vorzimmerdame wertvoll sein kann,
• wie geschlossene Fragen ganz einfach zu offenen Fragen werden,
• und was es mit der Nummer mit ‚dem Zettel’ auf sich hat.

Informationen in vorgelagerten Instanzen sammeln

Zunächst einmal ist es wichtig zu erkennen, dass jede einzelne Information – sei sie auch noch so klein – von Nutzen sein kann. Daher gilt es im Gespräch mit etwaigen Vorzimmerdamen genau hinzuhören, welche Informationen diese (unter Umständen auch unabsichtlich) herausgeben. Denn auch im Scheitern kannst Du noch einiges an nützlichen Informationen mitnehmen. Dazu können gehören:

• der Name des Ansprechpartners, der leider heute nicht im Hause ist,
• wann der Ansprechpartner im Büro zu erreichen ist,
• ob der Ansprechpartner häufig unterwegs und daher schwer greifbar ist,
• ob es einen besonders guten Zeitpunkt gibt, diesen zu erreichen,

Aber wie kommst Du an diese Informationen? Grundsätzlich gilt natürlich: freundlich sein und Rückschläge mit Fassung einstecken. Wenn Du beispielsweise mit einem Lachen in der Stimme vorschlägst:

„Frau Friedrich, lassen Sie uns doch einmal gemeinsam im Kalender nachschauen, wann der Herr Müller gut zu erreichen ist. Dann brauchen Sie auch nicht so oft mit mir zu telefonieren.“,

hast Du gute Chancen darauf, die gewünschte Information zu bekommen.

Egal nach welcher Information Du fragst – wichtig ist, dass Du keine geschlossenen Fragen stellst. Die meisten geschlossenen Fragen können ohnehin ganz einfach zu offenen Fragen umformuliert werden. Hier ein paar Beispiele:

Insbesondere die letzte Fragestellung liefert oft wertvolle Informationen. Denn wenn Du erst einmal die E-Mail Adresse seines Gesprächspartners hast, kommst Du nie in die Verlegenheit, Informationen an eine info@-Adresse verschicken zu müssen. Diese Adressen sind meist nichts weiter, als der interne Papierkorb eines Unternehmens. Daher ist das Senden von Informationsmaterial an derartige Adressen etwa so sinnvoll, wie einen Eimer Wasser in den Rhein zu schütten – es macht keinen Unterschied.

Im Idealfall stehen nach dem Gespräch folgende Informationen zur Verfügung:

1. Der Name des Ansprechpartners
2. Die Durchwahl des Ansprechpartners
3. Die günstigsten Zeitfenster, um den Ansprechpartner zu erreichen
4. Die E-Mail Adresse des Ansprechpartners

Wann immer Du das Gefühl hast, dass Informationen in der vorgelagerten Stufe bereits erfragt werden können, solltest Du dies auch versuchen. Verlieren kannst Du an dieser Stelle schließlich nichts, denn keine Informationen hast Du ja bereits. Oft bietet es sich auch an, die Bedarfsanalyse bereits mit dem Vorzimmer zu klären. Denn hier baust Du bereits eine erste Beziehungsebene auf, auf deren Basis Du grundlegende Informationen über das Unternehmen und seine derzeitige Arbeitsweise bzw. Partner bereits erfragen kannst.

Durch die bereits in der vorgelagerten Instanz erfragten Informationen bereitest Du das Gespräch mit Deinem eigentlichen Ansprechpartner maximal gut vor, sodass auch die Chancen auf dessen Gesprächsbereitschaft stark ansteigen.

Die Nummer mit ‚dem Zettel’

Kommen wir zu der Nummer mit ‚dem Zettel’. Was hat es damit auf sich? Die Ausgangssituation ist folgende: Du sprichst mit der Frau Friedrich im Vorzimmer und diese teilt Dir mit, dass der Herr Müller aktuell nicht im Hause, in einem Meeting oder sonst wie verhindert ist. Nun folgt ein Klassiker, den sicher jeder aus seinem Privatleben kennt:

„Frau Friedrich, würden Sie dem Herrn Müller bitte einen Zettel hinlegen, dass ich angerufen habe? Mein Name ist Robert Wilhelm und ich melde mich dann ab 13 Uhr noch einmal, wenn der Herr Müller auch im Hause ist.“

Diese Bitte hat sicher jeder schon einmal in irgendeiner Form geäußert. Aber was habe ich davon, wenn Herr Müller gar nicht weiß, wer dieser Herr Wilhelm ist, der um 13 Uhr noch einmal anruft? Der Vorteil ist: Frau Friedrich hat meinen Namen schon einmal geschrieben – und wenn man etwas schon einmal aufgeschrieben hat, ist es viel tiefer im Gedächtnis verankert, als wenn man es nur gehört hat. Wenn ich also das nächste Mal anrufe, wird sie sich an meinen Namen erinnern und mich wahrscheinlicher direkt durchstellen.

Jetzt habe ich es geschafft, alle nötigen Informationen zu sammeln und kann ein qualitativ gutes und bestens vorbereitetes Gespräch mit Herrn Müller führen, der meinen Anruf bereits erwartet. Besser kann es kaum laufen.

Mehr zum Thema Kaltakquise am Telefon erfährst Du auch in meinen weiterführenden Artikeln und den dazu passenden Videos, die Du im Blog und auf meinem YouTube-Kanal findest:

• #003 – Kaltakquise am Telefon – Die 3 tödlichsten Fehler in der Kaltakquise am Telefon
• #004 – Kaltakquise am Telefon – So kommst du garantiert am Vorzimmer vorbei
• #005 – Kaltakquise am Telefon – 95% Terminquote mit diesen Einstiegsformulierungen
• #006 – Kaltakquise am Telefon – Erstelle Dir Deinen perfekten Telefonleitfaden

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